Pandangan keseluruhan dan butiran
Sediakan gambar keseluruhan kenderaan serta pandangan lebih dekat bagi tanda yang ingin dijelaskan. Pastikan cahaya mencukupi dan kawasan yang dimaksudkan boleh dikenal pasti. Gambar kabur atau pantulan yang menutup tanda mungkin memerlukan gambar tambahan; jangan menganggap gambar sahaja menentukan punca sesuatu keadaan.
Bahagian luar yang anda perhatikan
Catat lokasi tanda yang anda ketahui, contohnya pada panel atau bampar, menggunakan penerangan yang mudah dipadankan dengan gambar. Jika anda tidak pasti sama ada sesuatu ialah kesan, kotoran atau pantulan, nyatakan ketidakpastian itu. Minta operator menerangkan bagaimana pemerhatian direkod semasa serahan.
Ruang dalaman dan perkara diserahkan
Simpan catatan yang berkaitan dengan keadaan dalaman serta perkara yang operator sahkan akan diserahkan. Jangan mengambil gambar dokumen peribadi atau butiran akaun yang tidak diperlukan. Tanya cara kunci, aksesori dan keadaan yang berkaitan dicatat dalam rekod sebenar urusan anda.
Semakan ketika menerima
Rujuk rekod serahan apabila menyemak keadaan semasa penerimaan. Jika terdapat perbezaan, catat pemerhatian dan minta arahan laporan daripada operator sebelum membuat andaian tentang punca atau hasil tuntutan. Gambar anda melengkapkan perbincangan; ia tidak menggantikan rekod atau syarat yang dipersetujui.